SUKOHARJO (VOXindonews) - Mahasiswa Kuliah Kerja Nyata (KKN) Universitas Diponegoro (Undip) mengimplementasikan program kerja multidisiplin tentang digitalisasi alur administrasi surat pengantar di Kantor Kelurahan Banaran, Kecamatan Grogol, Kabupaten Sukoharjo dengan memanfaatkan teknologi WhatsApp Bot, Senin, (12/8/2024).

Tim KKN Undip terdiri dari Faza Munadi Iman, Tegar Andrian Valentino Darmawan, Firen Amelia Ardana, Nida Nuril Hasanah, Yuda Nori Saputra, Abigael Juwita, Dhiya Ulhaq, Kalila Kiana Fatiha dan Emha Arraqi Elfen, serta dosen pembimbing Priyo Sidik Sasongko, S.Si., M.Kom.

Faza Munadi Iman dan Kalila Kiana Fatiha serta Emha Arraqi menjadi pemateri dalam pemaparan program kerja multidisiplin yang berlandaskan pada tiga mata kuliah disiplin yakni dari Manajemen, Ilmu komunikasi dan Sastra Indonesia.

Kegiatan ini bertujuan untuk memperkenalkan dan mengimplementasikan digitalisasi alur administrasi surat pengantar di kantor kelurahan dengan memanfaatkan teknologi WhatsApp Bot.

Perangkat kelurahan dilatih teknologi WhatsApp Bot. 

Program ini difokuskan untuk meningkatkan efisiensi dan kualitas pelayanan administrasi kepada masyarakat, dengan target utama dedikasi pada perangkat desa Banaran.

Seiring dengan perkembangan teknologi, digitalisasi menjadi solusi yang sangat relevan untuk meningkatkan efisiensi kerja di berbagai sektor, termasuk administrasi pemerintahan desa. Dalam kegiatan KKN ini, mahasiswa Universitas Diponegoro bekerja sama dengan perangkat desa Banaran untuk merancang dan mengimplementasikan sistem otomatisasi menggunakan WhatsApp Bot.

''Sistem ini dirancang untuk memudahkan pengelolaan surat pengantar yang seringkali memakan waktu dan memerlukan proses yang berulang,'' kata Faza.

WhatsApp Bot yang diimplementasikan di kantor kelurahan Banaran ini mampu memberikan layanan informasi terkait persyaratan pembuatan surat pengantar secara otomatis. Masyarakat dapat mengirimkan pesan ke nomor WhatsApp kelurahan dan secara otomatis akan mendapatkan panduan langkah-demi-langkah untuk melengkapi persyaratan dokumen yang dibutuhkan.

Selain itu, bot ini juga memungkinkan warga untuk mengajukan permohonan surat pengantar langsung melalui chat, yang kemudian dapat diproses oleh perangkat desa dengan lebih cepat dan terorganisir.

Manfaat dari implementasi sistem ini sangat signifikan. Pertama, proses administrasi menjadi lebih cepat dan efisien, karena bot dapat menangani banyak pertanyaan dan permintaan secara simultan tanpa memerlukan intervensi langsung dari perangkat desa.

Kedua, penggunaan teknologi ini juga mengurangi potensi kesalahan dalam pengisian data dan memastikan bahwa semua persyaratan telah terpenuhi sebelum surat pengantar diproses. Ketiga, transparansi dalam proses administrasi meningkat, karena semua interaksi dan permintaan terekam secara digital, memudahkan pelacakan dan audit.

Pelatihan teknologi WhatsApp Bot. 

Pada hari peluncuran sistem ini, perangkat desa Banaran mendapatkan pelatihan khusus tentang cara mengoperasikan dan memanfaatkan WhatsApp Bot ini secara maksimal. Para mahasiswa KKN memberikan penjelasan mendetail tentang cara kerja bot, manfaatnya, serta bagaimana sistem ini dapat diintegrasikan dengan proses administrasi lainnya di kelurahan.

Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya berkelanjutan Universitas Diponegoro dalam mendukung modernisasi desa melalui teknologi. Dengan adanya sistem digitalisasi berbasis WhatsApp Bot, diharapkan pelayanan publik di desa Banaran dapat lebih cepat, efisien, dan responsif, sehingga dapat memenuhi kebutuhan masyarakat dengan lebih baik.

Kehadiran WhatsApp Bot di kantor kelurahan Banaran tidak hanya menjadi langkah maju dalam digitalisasi administrasi, tetapi juga membuka peluang bagi desa-desa lain di Indonesia untuk mengadopsi teknologi serupa, demi meningkatkan kualitas pelayanan publik secara keseluruhan. (FJ)